Software de CRM vs Email Marketing vs Marketing Automation: ¿la diferencia importa?

Para obtener leads y llevarlos por el funnel de conversión, necesitas organización.

Para la especialista en Content Marketing Lauren Minning, el trío tecnológico de CRM, Email Marketing y Marketing Automation existe justo para organizarte.

• Las aplicaciones de Customer Relationship Management (CRM) pueden ayudar a incrementar las ventas hasta 29%, la productividad de las ventas hasta 34% y la precisión en previsión de ventas hasta 42%, de acuerdo con Salesforce.
• 81% de las PyMEs aún dependen del correo electrónico como su principal canal de adquisición de clientes, según Emarsys.
• Un estudio de Nucleus Research reveló que el software de Marketing Automation aumenta la productividad de las ventas en 14.5 puntos porcentuales.

Algunos te dirán que la diferencia entre un software de CRM, de Email Marketing y de Automatización radica en que uno es para ventas y los otros son para marketing. Pero eso no es realmente cierto. Todos trabajan en conjunto para resolver diferentes problemas de ventas y marketing.

¿Cómo puedes combinar sus capacidades para llevar tu empresa a un nuevo nivel?

En este artículo cubriremos los siguientes temas:

• CRM vs Email Marketing vs Marketing Automation: ¿realmente los necesitas todos?
• ¿Cómo saber cuándo estás listo para una herramienta tecnológica (o varias)?

CRM vs Marketing por Correo Electrónico vs Automation: ¿realmente los necesitas todos?

¿Realmente necesitas tres componentes diferentes de software, o incluso contratar un software que incluya funciones de ventas, email y automatización? En cualquiera de las dos opciones, debes saber que sí los necesitas.

¿Por qué? La principal diferencia radica en los problemas que cada herramienta resuelve para tu empresa:

• El software de Marketing Automation ayuda a nutrir a tus leads, al optimizar y automatizar las acciones y tareas enfocadas en el marketing.
• El Email Marketing permite llegar a tus clientes de forma rápida, sencilla y efectiva en términos de costos. Se alimenta tanto del CRM como del Automation.
• CRM es un sistema para gestionar todas las interacciones de tu compañía con los clientes actuales y potenciales.

Sí, son diferentes piezas de software, pero se superponen. Cada uno trabaja en conjunto para lograr un objetivo importante: convertir leads calificados de marketing (MQLs) y leads calificados de ventas (SQLs) en clientes.

¿Qué desafíos de lead nurturing pueden ayudarte a resolver estas herramientas?

1. Sincronización - Enviar la comunicación correcta en los momentos óptimos durante el ciclo de ventas.
2. Frecuencia - Comunicarse con suficiente frecuencia, pero no demasiadas veces.
3. Rastreo y optimización - Seguimiento de resultados y optimización de procesos para que consigas más clientes en el futuro.

Desde el top of the funnel hasta la parte inferior del embudo, la automatización del marketing alimenta tu canal de ventas. El correo electrónico, por su parte, te ayuda a llegar a las personas en cada fase del funnel.

Tu estrategia de Email Marketing funciona para obtener más clientes en cada etapa del funnel (Fuente: Capterra)

Tu sistema de CRM puede sincronizar información de leads y clientes con Marketing Automation así como de Email Marketing, para que veas cuáles piezas de marketing ha recibido y abierto cada contacto. Por ejemplo, puedes…

• Ver cuándo fue la última vez que alguien de ventas tuvo acercamiento con un contacto.
• Mirar lo que discutieron en las comunicaciones de ventas.
• Recibir recordatorios y ubicar acciones y momentos clave para fomentar los seguimientos de prospectos a un ritmo óptimo.

Email Marketing y CRM

¿Cómo ayuda el CRM al marketing? Hacer Customer Relationship Management implica administrar las relaciones que tienes con tus clientes. Las relaciones requieren comunicación, y ahí es donde entra el Email Marketing.

Un sistema CRM puede enviarte alertas internas de manera automática cuando:

• Hay una llamada programada.
• La cuenta de un cliente está configurada para renovarse.
• Es hora de enviar un segundo email de seguimiento.  

Puedes ver dónde se encuentra un cliente en tu funnel de ventas y tomar las medidas necesarias para cerrar el trato. U obtener una visión completa del historial que tiene esa persona con tu empresa, para luego utilizar esa información y hacer que la conversación se sienta más personal.

Ve cada paso del proceso, desde la primera demostración hasta el seguimiento.

Con esos insights, puedes mostrar a las personas contenido específico que, con suerte, llevará a una venta o por lo menos al reconocimiento de tu marca.

CRM y Marketing Automation

Imagina tener que enviar manualmente cada correo electrónico a cada contacto.

Y además tener que recordar:

• ¿A quién necesitas llamar y cuándo?
• ¿Quiénes ya recibieron tus noticias varias veces?
• ¿A quién debes enviar la información que prometiste en llamada?

Y a eso debes agregar el tiempo que necesitas dedicar al funcionamiento real de tu empresa.

Sería prácticamente imposible terminar todo el trabajo, así que para eso existe la automatización del marketing. Puedes automatizar las tareas y la comunicación entre tu software de CRM y de Automation. Luego, recibirás notificaciones cuando llegue el momento de darle un toque personal a los mensajes automatizados.

Piensa que cuando obtengas un nuevo lead calificado, deberías enviarle un correo electrónico, pero enviar ese correo de forma manual sería tedioso, así que para ayudarte está la tecnología. Toma como ejemplo una campaña de lead nurturing, donde se envía automáticamente un lead magnet al prospecto calificado de marketing, justo después de que mandó su información a través de un formulario de suscripción.

Seguramente deseas que los leads obtengan tu contenido (y te llevaría una eternidad enviarles lead magnets uno por uno). Entonces tú…

• Configuras la automatización para enviar un email (que incluye el contenido).
• Creas una oferta para el contacto, como parte de la automatización.
• Estableces condiciones, como tiempos de espera y otros desencadenantes, para seguir empujando el trato a través del funnel.

Con el poder combinado del Marketing Automation y el CRM, puedes enviar tu email de seguimiento y luego crear automáticamente una nueva oferta de CRM para ellos.

¿Cómo saber que estás preparado para tener un CRM y automatización de marketing?

Aquí están las señales:

• El trabajo de prospección y seguimiento de leads te está desbordando.
• Pierdes más clientes de los que ganas.
• Tienes más tareas de las que tus manos (y cerebro) pueden realizar a diario.

¿Pero necesitas las tres cosas a la vez? Bueno, por un lado ...

• 74% de los usuarios dijo que su sistema CRM les da mejor acceso a los datos del cliente y, por ende, la capacidad de brindar una excelente experiencia (Software Advice).
• A pesar de la gran audiencia que existe en redes sociales, el correo electrónico es casi 40 veces más eficaz que Facebook y Twitter combinados cuando se trata de conseguir nuevos clientes (McKinsey).
• 4 de cada 5 usuarios aumentaron sus leads utilizando software de Marketing Automation y el 70% vio un aumento en las conversiones (Demand Gen Report).

¿Cuánto piensas esperar para unirte a los que adoptan el Marketing Automation?

La tecnología de ventas y marketing puede ser extremadamente útil. Para ayudarte a decidir lo que necesitas, pregúntate:

1. ¿Dónde están las partes más difíciles de mi proceso de ventas?: ¿Recordar a quienes has llamado y enviado correos electrónicos? O ¿necesitas encontrar una forma más ágil y rápida de actualizar los datos de contacto? Podría ser el momento de considerar un CRM.
2. ¿Cuáles son las pequeñas tareas que sofocan tu productividad?: ¿Estás dejando escapar los mensajes importantes porque hay demasiados por leer? ¿Tienes más cancelaciones de suscripciones porque los clientes siguen recibiendo campañas repetidas, por culpa de las listas que debieron haber sido eliminadas? El Marketing Automation puede eliminar estos dolores de cabeza.
3. ¿Qué necesitan tus leads y clientes? Necesitas un proceso de gestión de leads que funcione para ti, pero éste debe funcionar también para esos clientes potenciales. ¿Cómo luce tu experiencia de cliente en este momento? ¿Podrías mejorar la comunicación? ¿Hay contenido que no estén obteniendo? Herramientas como estas te ayudan a enviar correos electrónicos, realizar un seguimiento comercial rápido y agregar personas automáticamente a las campañas, sin mover un dedo.

Usar CRM y automatización de marketing junto con una estrategia de Email Marketing es una excelente manera de optimizar tus esfuerzos de ventas y marketing.

El marketing es el “engranaje” que te lleva leads a la parte superior del funnel y hasta un punto donde el CRM de ventas marcará una gran diferencia. Juntos trabajan para aumentar tus posibilidades de nutrir leads hasta la conversión en clientes.

¿Cómo puede ayudarte un CRM?

• Ayudándote a dar seguimiento de quién ha tenido el primer contacto y quién no.
• Decirte cuándo es el momento de enviar un email de seguimiento o una llamada telefónica por primera vez.
• Enviar un correo de recordatorio para una prueba gratuita que está por finalizar (y saber que es hora de conectar a la persona nuevamente).
• Mostrándote a quién ganaste y a quién perdiste, y con quién puedes intentar reconectar.

Muchas plataformas tecnológicas –como HubSpot– tienen todas estas capacidades de software en un solo lugar (o te brindan la capacidad de integrarse con otras plataformas). Puedes reunir la tecnología que necesitas o agregar y eliminar cosas a medida que cambien tus necesidades.

Recuerda: sea cual sea la tecnología que elijas, ésta debe crecer contigo.