La principal causa de los retrasos en los proyectos de marketing digital es la falta de puntualidad y rapidez en las aprobaciones. Esta realidad destaca la necesidad, al interior de las empresas, de adoptar procesos definidos mediante un software de gestión de proyectos.
Las herramientas de gestión de proyectos son fundamentales, porque, ¿cómo se puede coordinar efectivamente cuando no es posible monitorear el progreso de la tarea o realizar un seguimiento de los objetivos?
Como profesionales del marketing, al tener cada vez más canales y herramientas para llegar a nuestros clientes y prospectos, existe también la oportunidad de ayudar a las marcas a crecer más rápido y con clientes leales. Sin embargo, para lograrlo se necesita una adecuada colaboración entre todas las áreas, especialmente marketing y diseño.
La visibilidad de las cargas de trabajo es un enorme reto, especialmente en las empresas cuyos equipos no están ubicados en un solo lugar. Para resolver este problema se ha vuelto necesario adoptar procesos claros para solicitar y priorizar proyectos, de modo que se puedan lograr los objetivos.
Los programas de gestión de tareas pueden estandarizar las solicitudes, garantizar que toda la información que se brinde desde el principio sea clara y suficiente, así como brindar plena visibilidad en tiempo real de la carga de trabajo de todas las áreas. De igual manera, se puede notificar cuando el contenido esté listo para revisión o cuando se hayan solicitado cambios.
Hoy en día existen muchas herramientas para la colaboración en equipo.
Es una plataforma de chat grupal y privado. Su mejor característica es que agrega a su bandeja de entrada notificaciones de otros canales como Twitter, Asana y herramientas de atención al cliente.
Es un software de videoconferencia online que permite a los usuarios programar reuniones y compartir pantallas.
Es una plataforma bastante popular que cuenta con un buen diseño de experiencia de usuario. Ofrece mensajería instantánea, transferencias de archivos y un motor de búsqueda de mensajes. Entre otras características muy útiles, Slack brinda la posibilidad de integración con otras herramientas como Trello e Intercom.
WebEx de Cisco ofrece salas de reuniones en video, y los usuarios pueden organizar reuniones o unirse a ellas. Es ideal para la colaboración en equipo, los webinars, la capacitación y la atención al cliente.
Permite a los usuarios asignar tareas a otros miembros, agregar seguidores a los proyectos y monitorear las fechas de entrega. Se puede usar como un ‘to-do list’ o un calendario para la planificación estratégica.
Ayuda a los equipos a comunicarse, establecer objetivos y asignar tareas. Tiene varias ventajas, entre ellas su gran diseño visual, así como su facilidad de uso.
Ofrece un conjunto completo de funciones de colaboración y gestión de proyectos. Aquí se puede organizar archivos, planificar y supervisar proyectos, así como debatir con colegas y otras partes interesadas. ProofHub también permite revisar y aprobar archivos a través de una herramienta de revisión online.
Esta plataforma permite a los usuarios planificar y colaborar a través de muchas funciones, desde la videoconferencia hasta la creación de gráficos de GanttProject.
Su layout es similar al del juego de Solitario; incluso puedes arrastrar tarjetas de tareas a través de columnas, justo como si lo hicieras con las cartas. Es fácil de usar y funciona bien para monitorear proyectos y asignar tareas. Trello también facilita el uso de Agile, Scrum y otros programas de gestión de proyectos.
Ofrece la oportunidad de crear espacios unificados de trabajo, en los que los equipos pueden administrar proyectos y compartir archivos y calendarios a través de Wimi Drive, su software de sincronización de archivos en la nube.
Codingteam es excelente para los desarrolladores web, ya que pueden colaborar fácilmente al escribir su código en ella. Ofrece una plataforma de colaboración gratuita que permite la visibilidad y la creación colectiva de códigos.
Igloo es una intranet que permite a las personas comunicarse y realizar el trabajo. Cuenta con una base de datos, o wiki, que permite a los colegas compartir información e ideas.
Las herramientas de colaboración de Google incluyen sus servicios de Docs y Hojas de cálculo, que están diseñados para permitir que los equipos editen archivos al mismo tiempo y guarden todos los cambios automáticamente.
En Quip los equipos pueden importar y trabajar en vivo con diferentes tipos de archivos. Las ediciones se guardan automáticamente y sus funciones de chat, comentarios y lista de verificación facilitan la colaboración.
Busca una herramienta con las características necesarias para lograr el objetivo principal de tu equipo y que, además, permita a tus colaboradores usarla de maneras distintas.
Si un servicio funciona, pero toma mucho tiempo aprender a usarla, no será útil, especialmente para los equipos de rápido crecimiento. Busca una interfaz intuitiva y de navegación simple.
Colaborar en equipo no significa que las conversaciones y los archivos deban ser públicos. Además de suponer un riesgo, no es necesario que todo el equipo tenga acceso a todos los archivos. Consulta las opciones de privacidad antes de elegir una plataforma.
La tecnología basada en la nube tiene muchas ventajas: puede resolver los problemas de control de versiones al permitir la visión de ediciones y de actividades recientes. Toda la información se almacena en línea para que todos los colaboradores estén en la misma página, sin importar dónde se encuentren.
Las integraciones son clave. Busca una herramienta de gestión de tareas que se integre con otras aplicaciones o softwares. La compatibilidad también es importante; la herramienta debe admitir todos los tipos de archivos que el equipo normalmente usa.
En Cliento, si bien las herramientas de gestión de proyectos, como Asana y Slack, nos han brindado una óptima organización, también nos han ayudado a sobrellevar contingencias como la que ocurrió el año pasado después del terremoto del 19 de septiembre, ya que nos permitió estar en comunicación y seguir trabajando desde distintos lugares. Durante el tiempo que no pudimos trabajar en una oficina, la productividad y la operación se mantuvieron.
Por esto creemos que el uso de estas herramientas es de vital importancia en toda organización. Elige la herramienta más adecuada para tu empresa y optimiza su efectividad.
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